Les documents obligatoires pour embaucher une assistante maternelle

Pourquoi la constitution du dossier est-elle indispensable ?

L'embauche d'une assistante maternelle agréée est un acte juridique qui fait de vous un particulier employeur. À ce titre, vous êtes soumis aux obligations du Code du travail et à la convention collective nationale des particuliers employeurs et de l'emploi à domicile. Réunir l'ensemble des documents obligatoires avant le premier jour d'accueil vous protège en cas de litige, garantit les droits de votre assistante maternelle et vous permet de bénéficier des aides financières comme le CMG.

Ne pas disposer des documents requis peut entraîner des complications administratives, voire des sanctions. Prenez le temps de constituer un dossier complet : c'est le fondement d'une relation employeur-salarié sereine et conforme à la réglementation.

Les documents à demander à l'assistante maternelle

Avant de signer le contrat de travail, vous devez vérifier et collecter plusieurs documents auprès de votre future assistante maternelle :

L'agrément du conseil départemental

C'est le document le plus important. L'agrément est délivré par le service de Protection Maternelle et Infantile (PMI) du département de résidence de l'assistante maternelle. Il atteste que cette personne est autorisée à accueillir des enfants à son domicile. Vous devez vérifier :

• La date de validité de l'agrément (renouvelable tous les 5 ans)
• Le nombre d'enfants que l'assistante maternelle est autorisée à accueillir simultanément
• L'absence de restriction ou de suspension de l'agrément

Demandez une copie de la notification d'agrément délivrée par le président du conseil départemental. Vous pouvez également vérifier la validité de l'agrément auprès du Relais Petite Enfance (RPE) de votre commune.

L'attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle

L'assistante maternelle a l'obligation de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les dommages que les enfants accueillis pourraient subir ou causer. Demandez une copie de l'attestation d'assurance en cours de validité. Vérifiez que la couverture concerne bien l'activité d'assistante maternelle et que la date d'expiration est postérieure à la date de début du contrat.

L'attestation de formation

Depuis la réforme de 2019, les assistantes maternelles doivent avoir suivi une formation obligatoire de 120 heures, dont 80 heures avant le premier accueil. L'attestation de formation délivrée par l'organisme de formation agréé confirme que votre assistante maternelle a bien complété ce cursus.

Les informations personnelles

Vous aurez également besoin des éléments suivants pour l'inscription Pajemploi et la rédaction du contrat :

• Numéro de sécurité sociale de l'assistante maternelle
• Adresse du lieu d'accueil
• Relevé d'identité bancaire (RIB) pour le versement du salaire
• Copie d'une pièce d'identité en cours de validité

Le contrat de travail : pièce maîtresse du dossier

Le contrat de travail écrit est obligatoire pour toute embauche d'assistante maternelle. Il doit être établi en deux exemplaires, signés par les deux parties, et remis à l'assistante maternelle avant le premier jour d'accueil. Il constitue la base juridique de votre relation employeur-salarié.

Les mentions obligatoires du contrat

Le contrat doit comporter au minimum les informations suivantes :

• Identité des parties : nom, prénom, adresse du parent employeur et de l'assistante maternelle
• Identité de l'enfant : nom, prénom, date de naissance
• Date de début du contrat et éventuellement date de fin (pour un CDD)
• Période d'essai : durée et conditions (maximum 3 mois pour un CDI, renouvelable une fois)
• Durée et horaires d'accueil : planning hebdomadaire détaillé
• Rémunération : salaire horaire brut, base de mensualisation, modalités de paiement
• Congés payés : modalités de prise et de calcul
• Indemnités : montants des indemnités d'entretien, de repas et de déplacement
• Conditions de rupture : préavis, indemnités de licenciement
• Convention collective applicable : référence à la convention collective nationale

Un contrat incomplet ou absent peut être requalifié par les tribunaux et vous exposer à des sanctions. Prenez le temps de rédiger un document complet et précis.

La période d'adaptation

Le contrat doit également prévoir une période d'adaptation (distincte de la période d'essai) permettant à l'enfant de s'habituer progressivement à son nouvel environnement. Cette période, généralement d'une à deux semaines, prévoit des temps d'accueil progressifs. Les modalités (durée, horaires, rémunération) doivent être précisées dans le contrat.

Les documents à fournir en tant qu'employeur

De votre côté, en tant que parent employeur, vous devez également fournir certains documents et effectuer des démarches :

• Inscription sur Pajemploi : à effectuer dès la signature du contrat, avant le premier jour d'accueil. Consultez notre guide d'inscription Pajemploi pour le détail des étapes.
• Demande de CMG auprès de la CAF : indispensable pour bénéficier de l'aide financière à laquelle vous avez droit.
• Attestation d'assurance habitation : bien que non obligatoire contractuellement, votre assistante maternelle peut vous demander une copie de votre attestation d'assurance habitation couvrant les trajets de votre enfant.
• Carnet de santé et informations médicales : fournissez les informations de santé pertinentes (allergies, traitements en cours, vaccinations) et les coordonnées du médecin traitant de votre enfant.
• Autorisations écrites : autorisation de transport en voiture, autorisation d'intervention médicale d'urgence, personnes autorisées à récupérer l'enfant.

Les documents à conserver tout au long du contrat

Pendant toute la durée de l'emploi, vous devez conserver et tenir à jour plusieurs documents :

• Les bulletins de salaire : générés automatiquement par Pajemploi chaque mois après votre déclaration. Conservez-les pendant 5 ans minimum.
• Les récapitulatifs annuels Pajemploi : ils servent pour votre déclaration fiscale. Conservation recommandée pendant 10 ans.
• Les avenants au contrat : tout changement d'horaires, de rémunération ou de conditions d'accueil doit faire l'objet d'un avenant écrit signé par les deux parties.
• Les relevés de présence : un suivi mensuel des jours et heures d'accueil est recommandé pour éviter tout différend.
• Les justificatifs d'indemnités : conservez les justificatifs liés aux indemnités d'entretien et de repas versées.

Que faire en cas de document manquant ?

Si votre assistante maternelle ne peut pas fournir un document obligatoire, voici la conduite à tenir :

• Agrément non valide ou expiré : n'embauchez pas l'assistante maternelle. L'accueil d'enfants sans agrément valide est illégal et vous expose à des poursuites.
• Assurance RC professionnelle absente : demandez à l'assistante maternelle de souscrire une assurance avant le début de l'accueil. C'est une obligation légale.
• Attestation de formation manquante : contactez le RPE ou le conseil départemental pour vérifier le statut de la formation.

En constituant un dossier complet dès le départ, vous posez les bases d'une relation de confiance avec votre assistante maternelle et vous vous prémunissez contre les risques juridiques. Pour aller plus loin dans votre compréhension du rôle de parent employeur, consultez notre guide sur les droits et obligations du parent employeur et nos conseils pour choisir votre assistante maternelle.